APLIKASI ERP-BAAN DI PERUSAHAAN MANUFAKTUR

Perusahaan tempat saya bekerja merupakan salah satu anak perusahaan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang manufacturing. Pada pelaksaan sistim manajemen operasionalnya hampir semua anak perusahaannya didukung oleh sebuah departemen teknologi informasi di bawah Divisi Finance, HR & IT. Departemen IT terdiri dari 2 supervisor yang bertanggung tanggung dalam hal technical support dan Business Process Support. Seksi Technical Support bertanggung jawab dalam hal penyediaan dan perawatan hardware, software dan sistim jaringan (networking). Sedangkan Seksi Business Process Support bertanggung jawab terhadap business process-nya dan aktivitas improvement di business process.
Secara umum jenis ERP yang dipakai di grup kami ada 2, yaitu BAAN dan SAP. Pemakai SAP biasanya perusahaan induk, yang membawahi beberapa anak perusahaan dan untuk BAAN sendiri biasanya anak perusahaan, walaupun ada beberapa anak perusahaan yang menggunakan SAP. Secara umum pertimbangan pemilihan sistim ERP ini ada 2 pendekatan, yaitu harganya dan kebutuhan perusahaannya. SAP lebih kuat di feature keuangannya, jadi biasanya dipakai di perusahaan yang skalanya besar, tetapi BAAN lebih kuat difeature operasional manufacturing sehingga lebih cocok di perusahaan yang lebih kecil, yang notabene tidak terlalu komplek.

Tujuan aplikasi ERP di tempat saya bekerja pada saat itu adalah untuk mengintegrasikan semua sistim transaksi yang terjadi dari proses pembelian sampai dengan penagihan dan pembayaran keuangan, jadi sifatnya masih internal. Tujuan yang lebih spesifik adalah untuk meminimalkan selisih stok di semua cost center (karena dari sistim ini kita bisa melakukan kontrol semua aktifitas yang terjadi secara real time), control COGM (Cost of Good Manufacturing) dan sebagai bahan dasar untuk melakukan perbaikan dari semua aktifitas yang dilakukan oleh tiap seksi menuju pencapaian yang lebih sempurna.
Penerapan BAAN di perusahaan saya dimulai pada pertengahan tahun 2002 dan diaplikasikan secara operasional 6 bulan setelahnya yaitu pada awal tahun 2003. Secara umum dalam penerapannya kami mempertimbangankan 3 hal yang berkaitan dengan sebuah sistim informasi, yaitu:
1. Business Process
2. Information Technology (Hardware, Software, Network, Database)
3. People (System Owner, System User, IS Specialist)

Pada awal ‘live’ dari BAAN ERP ini ternyata masih banyak kendala, dari penolakan dari user dengan seiring masih banyaknya permasalahan yang terjadi terutama yang berkaitan dengan pendefinisian business process ke dalam ERP ini, sehingga cenderung membuat user frustasi. Tetapi pelan-pelan tapi pasti perbaikan definisi business process diperbaiki dan ketertiban dari user pun tetap dijaga ternyata memberikan dampak yang cukup positif terhadap apa yang ditargetkan dari awal….tetapi sayangnya pada kenyataannya tujuan ketiga yang dicanangkan dari awal belum bisa dicapai dari sekarang (data BAAN sebagai bahan dasar untuk melakukan improvement di level section).
Menurut analisis saya semua hal yang berkaitan dengan aktifitas dalam suatu perusahaan kalau tidak disatukan ke dalam suatu sistim yang dikontrol performancenya secara rutin, maka hasilnya tidak akan optimal….hal ini yang terjadi di tempat saya, walaupun itu memang suatu aktifitas yang memang sudah menjadi suatu kewajiban. Performance dari BAAN dan kondisi actual tidak dievaluasi secara kontinu sehingga proses perbaikan berjalan secara lambat……….

Kesimpulan yang bisa saya tarik dari aplikasi ERP di tempat saya bekerja adalah:
1. Penerapan aplikasi ERP kurang berjalan dengan lancar dikarenakan kesalahan dalam penunjukan project owner yang mengakibatkan pendefinisian business processnya kurang tepat.
2. BAAN-ERP akan berjalan dengan lancar dan berguna secara optimal bila dari pihak pimpinan manajemen mengevaluasi performance actual aplikasi BAAN terhadap kondisi actual (proses ini perlu perbaikan secara berkesinambungan)
3. Perlu sistim yang tegas dan terkontrol secara dinamis terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kedisplinan input data dan pertanggungjawaban dari penyimpangan data yang terjadi.
4. Terlepas dari ketidaksempurnaan pelaksanaan ERP ini, perusahaan merasakan dampak postif dari implementasi BAAN ERP, walaupun masih berjalan lambat dan belum sesuai dengan seperti tujuan awal.

Demikian tulisan saya mengenai aplikasi sebuah ERP di tempat saya bekerja. Terima kasih.

HK